Abtippen
- Ohne
- Eine Bestellung kommt per Mail. Jemand öffnet die PDF, liest Nummer, Lieferant und Termin heraus und tippt alles ins System.
- Mit
- Die Daten werden aus der PDF ausgelesen und übernommen. Niemand tippt ab.
Automatisierung für den Mittelstand
Ihre Bestellungen tippt niemand mehr ab.
Ich verbinde Ihre bestehenden Systeme, damit E-Mails, PDFs und Dokumente automatisch dort landen, wo sie hingehören. Ohne dass Sie Ihre Software wechseln müssen.
Animierte Darstellung: Eine Bestellung kommt als PDF im Postfach an. Vorgangsnummer, Lieferant, Abholdatum und Liefertermin werden ausgelesen, ein Ordner mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung wird angelegt, und eine E-Mail an den Lieferanten wartet auf die Freigabe durch einen Menschen, bevor sie gesendet wird.
Über 400 Systeme anbindbar
Abtippen ist der Flaschenhals. Was bei Ihnen an einem Vormittag von Hand durch Postfach, Ordner und Tabelle wandert, kann ein System in Sekunden erledigen — und macht dabei keinen Zahlendreher.
Die Arbeit, die niemand sehen will
In vielen Betrieben gibt es Abläufe, die niemand geplant hat. Sie sind einfach entstanden — und kosten jeden Tag Zeit.
Ablegen
- Ohne
- Ordner werden von Hand angelegt, jeder benennt sie anders. Später sucht man länger nach dem Dokument, als man für die Bestellung gebraucht hat.
- Mit
- Die Ordnerstruktur entsteht automatisch, nach demselben Muster. Jedes Dokument liegt dort, wo man es erwartet.
Nachhalten
- Ohne
- Man erinnert sich, wem man geschrieben hat und wer noch nicht geantwortet hat. Oder eben nicht.
- Mit
- Offene Vorgänge sind jederzeit sichtbar. Fehler werden gemeldet, statt unterzugehen.
Für welche Betriebe
Gebaut für Betriebe, die anpacken
Baustoffhandel
Bestellungen kommen als PDF, Lieferscheine per Mail, Abholtermine per Telefon — und alles landet von Hand in drei verschiedenen Listen.
Hausverwaltung
Schadensmeldung rein, Handwerker raus, Eigentümer informieren, nachhaken. Jeder Vorgang wandert durch vier Postfächer.
Spedition
Frachtaufträge werden abgetippt, Papiere abgelegt, Bestätigungen geschrieben — während das Telefon klingelt.
Handwerk
Anfragen bleiben liegen, weil man auf der Baustelle ist. Wer nicht innerhalb eines Tages antwortet, hat den Auftrag oft schon verloren.
Andere Branche? Wenn bei Ihnen etwas per Mail reinkommt und von Hand weiterwandert, lohnt sich ein Gespräch.
Fallbeispiel
Vom PDF im Postfach bis zur Freigabe — ohne Handgriff
Laufendes Projekt, aktuell im Testbetrieb. Auftraggeber: ein Großhändler aus der Region.
- 01
Die Bestellung landet als PDF im Eingangsordner.
- 02
Vorgangsnummer, Lieferantennummer, Abholdatum und Liefertermin werden ausgelesen.
- 03
Der Lieferant wird in der Stammdatentabelle gesucht und geprüft, ob er aktiv ist.
- 04
Die Ordnerstruktur wird angelegt, die PDF abgelegt.
- 05
Ein Mensch gibt frei. Erst danach geht etwas raus.
- 06
Der Lieferant bekommt die Mail mit dem Link zum Dokument.
- Die Bestellung landet als PDF im Eingangsordner.
- Vorgangsnummer, Lieferantennummer, Abholdatum und Liefertermin werden ausgelesen.
- Der Lieferant wird in der Stammdatentabelle gesucht und geprüft, ob er aktiv ist.
- Die Ordnerstruktur wird angelegt, die PDF abgelegt.
- Ein Mensch gibt frei. Erst danach geht etwas raus.
- Der Lieferant bekommt die Mail mit dem Link zum Dokument.
Die Bestellung landet als PDF im Eingangsordner.
Vorgangsnummer, Lieferantennummer, Abholdatum und Liefertermin werden ausgelesen.
Der Lieferant wird in der Stammdatentabelle gesucht und geprüft, ob er aktiv ist.
Die Ordnerstruktur wird angelegt, die PDF abgelegt.
Ein Mensch gibt frei. Erst danach geht etwas raus.
Der Lieferant bekommt die Mail mit dem Link zum Dokument.
Fünf Dinge, die ich für Sie baue
Eingehende PDFs und Mails werden ausgelesen, abgelegt und weitergeleitet — ohne dass jemand sie öffnet und von Hand einträgt.
Woran wir den Erfolg messen
Anteil der Dokumente, die ohne Korrektur durchgehen.
Der komplette Weg von der Anfrage bis zur Bestätigung: auslesen, anlegen, ablegen, freigeben. Bleibt eine Bestätigung aus, erinnert das System von selbst.
Woran wir den Erfolg messen
Minuten pro Auftrag, vom Eingang bis zur Bestätigung.
Zwei Programme, die bisher nicht miteinander reden, tauschen ab sofort automatisch Daten aus. Kein manuelles Exportieren und Importieren mehr. Auf Wunsch landen die wichtigsten Zahlen jeden Morgen als Nachricht dort, wo Ihr Team ohnehin hinschaut.
Woran wir den Erfolg messen
Stunden pro Woche, die niemand mehr abtippt oder zusammensucht.
Eine Anfrage kommt per Mail oder über Ihre Website. Das System erkennt, worum es geht, schickt in Sekunden eine passende erste Antwort und legt den Vorgang der richtigen Person auf den Tisch — auch abends, auch wenn alle auf der Baustelle sind.
Woran wir den Erfolg messen
Zeit von der Anfrage bis zur ersten Antwort.
Angebote ohne Rückmeldung, Kunden, die seit Monaten nicht bestellt haben, Anfragen, die im Sande verlaufen sind: Das System meldet sich gestaffelt, mit Bezug auf das, was damals war — und hört auf, sobald jemand reagiert. Die Liste dafür haben Sie schon.
Woran wir den Erfolg messen
Anteil der Angebote und alten Kontakte, die eine Antwort bekommen.
Betrieb & Wartung
Läuft weiter, auch wenn sich etwas ändert
Ein Ablauf, der heute läuft, bricht irgendwann: Ein Programm ändert seine Schnittstelle, ein Lieferant schickt plötzlich ein anderes PDF, ein Passwort läuft ab. Deshalb gehört zu jedem Projekt die laufende Betreuung. Im besten Fall merken Sie davon nichts.
Überwachung
Bricht ein Schritt ab, bekomme ich sofort eine Meldung — meist bevor Sie es merken — und kümmere mich darum.
Anpassungen
Kleine Änderungen am Ablauf — ein neues Feld, ein weiterer Empfänger, ein geändertes Formular — sind enthalten.
Monatsbericht
Einmal im Monat eine Seite: was das System getan hat, was es gespart hat, was gehakt hat.
Fester Ansprechpartner
Sie schreiben oder rufen an und sprechen mit dem, der es gebaut hat.
So rechnet sich das
Weniger, als das Abtippen kostet
Ein Beispiel: Jemand in Ihrem Betrieb tippt jeden Tag 30 Minuten lang Bestellungen ab.
Heute, von Handrund 3.300 € im Jahr
30 Minuten × 220 Arbeitstage × 30 € je Stunde
Automatisiert, erstes Jahr1.438 €
490 € Einrichtung + 12 × 79 €
Ab dem zweiten Jahr948 € im Jahr
12 × 79 €
ab 490 € einmalig
Einrichtung
ab 79 € im Monat
Betrieb & Wartung, Server inklusive
Im monatlichen Betrag sind Server, Überwachung, kleine Änderungen und der Monatsbericht enthalten. Mindestlaufzeit 12 Monate, danach monatlich kündbar. Den genauen Preis rechnen wir im kostenlosen Probelauf durch — Sie bekommen ihn schriftlich, bevor ich anfange.
So läuft die Zusammenarbeit
Gespräch
Wir schauen uns gemeinsam an, welcher Ablauf bei Ihnen Zeit frisst — und wo es zuerst hakt, wenn mehr Aufträge kommen. Kostenlos und unverbindlich, 20 Minuten.
Probelaufkostenlos
Sie schicken mir einen echten Vorgang. Ich zeige Ihnen innerhalb einer Woche, wie er automatisch durchläuft — auf meinem System, ohne Verpflichtung.
Festpreis-Angebot
Sie bekommen schriftlich, was gebaut wird, was es kostet, wie lange es dauert — und die eine Zahl, an der wir den Erfolg messen: wo Sie heute stehen und wo Sie in drei Monaten stehen sollen.
Umsetzung
In der Regel zwei bis drei Wochen. Sie sehen den Zwischenstand, bevor etwas live geht.
Abnahme
Erst wenn alles läuft wie besprochen, ist das Projekt abgeschlossen.
Nachweis
Nach 30, 60 und 90 Tagen bekommen Sie eine Seite mit den Zahlen: was das System getan hat, was es gespart hat, was noch nicht rund läuft. Erst wenn die Zahl stimmt, reden wir über den nächsten Schritt.
Wer dahintersteckt
Ein Mensch, kein Callcenter
Mein Name ist Anthony Bechthold, ich komme aus Paderborn und baue seit einigen Jahren Automatisierungen für Arbeitsabläufe. Jede davon baue ich selbst — von der ersten Skizze bis zum letzten Test. Kein Baukasten, keine Agentur dazwischen. Sie sprechen mit dem, der es gebaut hat.
Ich arbeite nicht an vielen Dingen gleichzeitig. Was ich anfange, bekommt meine volle Aufmerksamkeit, bis es läuft — und auch danach bleibe ich erreichbar.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Was ist der kostenlose Probelauf?
Sie geben mir einen echten Vorgang — eine Bestellung, eine Anfrage, eine Schadensmeldung. Ich baue in wenigen Tagen nach, wie er automatisch durchlaufen würde, und zeige es Ihnen. Das läuft auf meinem System und kostet Sie nichts. Ob daraus ein Projekt wird, entscheiden Sie danach.
Muss ich meine Software wechseln?
Nein. Ich baue um Ihre bestehenden Programme herum. Outlook bleibt Outlook, Ihre Excel-Listen bleiben, wo sie sind. Was sich ändert, ist nur, dass die Daten von allein dorthin wandern, wo sie hin sollen.
Brauche ich dafür IT-Kenntnisse?
Nein. Nach der Einrichtung bedienen Sie nichts Neues. Der Ablauf läuft im Hintergrund, Sie sehen nur das Ergebnis — und Sie geben frei, bevor etwas rausgeht.
Läuft das mit KI?
Nur dort, wo es nötig ist. Ein Workflow ist wie ein Getränkeautomat: gleiche Eingabe, gleiches Ergebnis, jedes Mal. Eine KI ist eher ein Spielautomat — meistens gut, manchmal überraschend. Deshalb übernimmt bei mir der Workflow die festen Regeln, und KI kommt nur dorthin, wo etwas gelesen oder verstanden werden muss: eine Mail in Freitext, ein PDF ohne feste Struktur. Alles andere läuft ohne KI, weil es dann günstiger, schneller und verlässlicher ist.
Woran merke ich, dass es sich gelohnt hat?
An einer Zahl, die wir vorher festlegen. Zum Beispiel: Minuten pro Auftrag von 25 auf unter 8, oder Zeit bis zur ersten Antwort auf eine Anfrage von einem Tag auf fünf Minuten. Nach 30, 60 und 90 Tagen bekommen Sie die Zahlen schwarz auf weiß. Wenn sie nicht stimmen, sehen Sie das genauso wie ich.
Was kostet das?
Die Einrichtung kostet einmalig ab 490 €, der laufende Betrieb ab 79 € im Monat. Im monatlichen Betrag sind Server, Überwachung, kleine Änderungen und der Monatsbericht enthalten. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, danach ist der Betrieb monatlich kündbar. Den genauen Preis rechnen wir im kostenlosen Probelauf durch — er richtet sich danach, was der Ablauf Sie heute kostet, und Sie bekommen ihn schriftlich, bevor ich anfange.
Wie lange dauert die Umsetzung?
In der Regel zwei bis drei Wochen ab Auftrag. Sie sehen den Zwischenstand, bevor etwas scharf geschaltet wird.
Was ist, wenn sich mein Ablauf später ändert?
Kleinere Anpassungen — ein neues Feld, ein weiterer Empfänger, ein geändertes Formular — sind im monatlichen Betrieb enthalten. Größere Umbauten bespreche ich vorher und schreibe sie als eigenes Angebot.
Probelauf
Sehen Sie es laufen, bevor Sie zahlen
Schicken Sie mir einen Vorgang, der bei Ihnen Zeit kostet. Ich zeige Ihnen innerhalb einer Woche, wie er automatisch durchläuft — kostenlos, ohne Verpflichtung. Danach entscheiden Sie.